Inbox Zero

이메일 파산?이라는 글에서 언급한 바 있는 Inbox Zero 비디오를 봤다. 발표만 따지면 30분 정도의 길지 않은 세미나였고 내용도 어려운 것이 없었다. (그렇지만, 역시 영어공부를 좀 해야겠다는 생각이 들게 만들었다.)

시간은 공짜가 아니라는거. 그래서 이메일을 관리하는 일 역시 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 얻을 수 있어야 한다는 말에 공감한다. 그래서 메일함에 들어있는 메시지들에 대한 기본적인 원칙이 세워져 있는 것이 좋을거라는 사실에도 동의할 수 있다.

Merlin Mann은 메일 메시지에 대해 할 수 있는 일을 다섯 가지 action으로 정의한다. 그것은 삭제(저장), 위임, 답장, 연기, 실행이다. (이 중에서 처음 네 개는 이해할 수 있는데, 마지막 실행의 경우에는 메일에 대한 action이라기보다는 메일을 통해 동기 부여가 되어 다른 일을 하는 것을 의미하기 때문에, 의미의 계층상 조금 다른 이야기가 되는 것 같다. 어쨌든 이 네 가지의 action을 잘 분석해 보면 나만의 일인지 다른 사람에게 전해주어야 하는 일인지의 구별, 그리고 급한 일인지 아닌지의 구별 정도만으로도 모든 종류의 메일을 분류할 수 있다는 것을 알 수 있다.)

실제로, 올해 4월부터 쌓여있는 약 7천여개의 메일에 대해 이 action들을 적용해본 결과 Inbox를 비우는데 단 30분도 걸리지 않았다. 대부분의 메일은 혹시 필요할지도 모른다는 생각에 저장해 두고 있는 것들이었고, 시간이 지나서 검색을 해서 다시 봐야 하는 메일은 대부분 이미 답장을 하고 꽤 많은 글타래가 생긴 것들이었다. 여기에서 자주 보게 될 것 같다고 생각하는 것들은 차라리 다른 소프트웨어, 예컨대 EagleFiler나 Yojimbo, Devonthink 같은 것으로 옮겨두는 것이 차라리 나을 것 같다. 이런 소프트웨어들의 특징은 다양한 태그를 이용해서 정보의 연관성을 쉽게 파악할 수 있도록 도와준다는 점이다. 어떤 이메일 소프트웨어도 이런 식으로 다양한 의미 체계의 연관성을 분석할 수 있도록 되어 있지는 않은 것 같기 때문에 분명 이메일 프로그램만으로는 좀 모자란 감이 있다.

이런 식으로 이메일을 관리하는 것의 장점은 분명 시간을 절약할 수 있다는 것에 있다. Merlin Mann이 이메일 소프트웨어를 항상 실행해 두는 것보다 한시간에 한 번씩만 메일을 확인하는 것을 이야기하는 이유다. 쓸데없이 메시지들을 보면서 빈둥대는 것처럼 시간을 허비하는 일은 없다. 분명 빠른 답장을 요구하는 일들도 있을 것이다. 그러나, 누구도 토요일 저녁에 메일을 보내서는 바로 답장 받기를 기대할 수 없는 것처럼, 내가 바쁘게 일하고 있는 중이라면 빠르게 답장할 수 없다는 사실을 이해해 주어야 한다. 사람의 집중력에는 분명 한계가 있기 때문에, 아무리 중요한 메일이라고 해도 내가 지금 하고 있는 일로부터 집중력을 빼앗아간다면 분명 그건 내게 해가 되는 일이다.

사실 Inbox Zero라는 것은 삶의 모든 일에 적용할 수 있는 원리에 기반을 두고 있다. 말하자면 GTD를 메일 부분에 적용했다고 볼 수 있는 것이다. 어쨌든 내 삶이 소중하고 내 시간이 소중하다고 생각한다면, 이메일을 주요한 업무의 수단으로 사용하고 있다면, 반드시 Inbox Zero를 실천해야 할 것이다.