Tag: 이메일

선더버드 메일함 가져오기/내보내기

선더버드를 윈도우에서 주력 이메일 프로그램으로 쓴지도 몇 년이 지나고 있다. 그동안 큰 문제 없이 잘 사용을 하고 있었다. 맥북에서 애플 메일을 쓰면서 선더버드에 없는 몇 가지 기능이 부러워지기는 하지만 (특히 검색 기능) 구글 데스크톱을 쓰면 검색 기능이 어느 정도는 해결이 되기 때문에 만족하며 사용하고 있다.

어제 데스크톱 컴퓨터의 운영체제를 재설치하면서 선더버드도 다시 설치하게 되었다. 그 전에는 메일 계정마다 따로 메일함을 운영하고 있다가 이번에는 애플 메일에서처럼 메일함을 통합해서 운영하고 싶은 생각이 들었다. 프로필 백업해둔걸 그대로 복원하게 되면 이전 형식과 동일해지므로 다른 방법으로 백업을 했다.

우선 모든 메일 계정에서 오는 메시지를 통합 메일함으로 관리하도록 설정을 했다. 이제 메일들을 불러오기만 하면 되는데, 황당한 것이 메일함 불러오기가 넷스케이프, 아웃룩, 아웃룩 익스프레스, 유도라 이렇게 네 개만 되는 것이다. 즉, 이전에 만들어둔 mbox 파일을 바로 불러오는 메뉴가 없는 것이다.

이런… 결국은 검색에 나섰다. 몇 개의 프로그램들이 이런 일을 해 주고 있었는데, 다양한 메일 프로그램을 지원하면서 약간의 돈을 받는 형태였다. 나는 그냥 mbox 파일을 불러오는 간단한 기능만이 필요했던지라, 다른 방법을 찾아 보았고, 결국은 MboxImport라는 이름의 확장기능을 발견하게 되었다. 이 기능을 사용하면 메일함에서 오른쪽 마우스의 콘텍스트 메뉴에 mbox 불러오기 기능이 생긴다. 아무런 문제 없이 백업된 메일들을 제대로 불러올 수 있었다.

이런 유용한 정보가 많은 사람들에 의해 알려지지 않고 있다는 것이 안타까웠고, 선더버드 커뮤니티에도 관련 글을 올렸다.

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EagleFiler

EagleFiler. 맥용 프로그램. 뭐라고 딱히 정의하기가 힘든 프로그램이다. 윈도우에서는 이런 기능을 하는 프로그램이 거의 없는 것 같다. 맥용 소프트웨어들과 비교를 하자면 YojimboDevonThink류의 프로그램이라고 할 수 있다. 맥에서 사용하는 모든 종류의 파일, 이메일 메시지, 노트, 웹 페이지 등을 저장하고 관리하는 기능을 가지고 있다. (세 종류의 프로그램을 모두 trial 기간 동안 사용해 보고 비교한 후에 EagleFiler를 구매하기로 결정하였다.)

이런 프로그램들의 기능은 대체로 세 가지로 볼 수 있다.

첫째는 수집 기능이다. 어떤 상황에서든 어떤 프로그램을 사용하고 있든 상관없이 즉각적으로 정보를 저장할 수 있어야 한다. 언뜻 생각하기에도 이것은 그렇게 간단한 일이 아니다. 우선은 시스템 전체에 걸쳐 사용할 수 있는 핫키가 있어야 하겠고, 많은 프로그램들의 다양한 포맷을 지원할 수 있어야 하기 때문이다. 이런 면에서 EagleFilerYojimboDevonThink에 비해 장단점을 가지고 있다. Journler의 drop box와 비슷한 Drop Pad라는 것을 지원하는데, 어떤 것이든 일단 끌어다 놓으면 바로 엔트리로 등록을 해 준다. Yojimbo의 경우에는 화면 오른쪽 중앙에 탭을 만들어줘서 이걸 클릭하면 drag&drop할 수 있는 공간이 나타나도록 되어 있다. 반면 Journler는 바탕화면에 폴더 링크를 만들어놓은 상태이다. EagleFiler의 Drop Pad는 별도의 작은 윈도우이기 때문에 위치 변경이 자유롭다는 장점이 있는 반면에 Cmd+H 키로 창을 숨기는 경우에는 함께 사라지기 때문에 불편한 점도 있다고 할 수 있다. 개인적으로는 Yojimbo의 방식이 가장 마음에 들지만, EagleFiler의 핫키인 F1이 대부분의 경우에 잘 동작하기 때문에 큰 문제는 아니라는 생각이 든다. 어쨌든 Drop Pad의 활용도는 좀 떨어지는 편이다.

정보 수집이라는 측면에서 보면 EagleFiler는 자체 노트 기능을 가지고 있지 않은 점이 좀 아쉽기는 하지만, 나는 Journler를 노트로 사용하고 있고, 여기에서 import는 아무 문제 없이 잘 되기 때문에 큰 문제는 없어보인다.

두번째는 정리 기능이다. 수집된 정보들을 분류하고 저장하고 직관적으로 정리할 수 있어야 한다. EagleFiler는 데이터의 정리를 위해 태그를 사용하고 있다. 맥에서 데이터 정리를 할 때 태그를 활용하는 것이 좋은 방법이기는 한데, spotlight comment를 이용하는 방식은 좀 입력이 불편하다는 단점이 있다. 이런 점을 개선하기 위해 TagBot, SpotMeta 등의 프로그램이 사용될 수 있는데, 이런 프로그램들을 사용해 본 결과 TagBot이 가장 마음에 들었었다. 그런데, TagBot은 무료 버전의 경우 6개까지만 태그를 쓸 수 있고 그 이상의 태그를 쓰려면 유료 버전을 구입해야 한다. 구입 방법이 오직 프로그램 내에서 제공하는 LicenseBot이라는 것을 이용할 수밖에 없는데, 내 경우에는 이것이 제대로 동작하지 않아서 구매를 할 수가 없었다. EagleFilerTagBot은 함께 잘 동작하는 것으로 알려져 있기 때문에 TagBot으로 태그를 붙여놓은 경우에 이것을 EagleFiler로 불러들이면 태그가 잘 보존된다. 그렇지 않은 경우에는 일단 EagleFiler에서 자체적으로 제공하는 태그 기능을 이용하면 자료 정리를 잘 할 수 있다.

아쉬운 점은 스마트 폴더를 아직 제공하지 않는다는 점인데, 이것은 거의 1년간 TODO 리스트에 올라있는 것인만큼 곧 제공이 될 것이라고 생각된다. 당분간은 여러 개의 태그를 선택하는 방법으로 스마트 폴더를 흉내낼 수는 있을 것이다.

세번째는 검색 기능이다. 사실 이런 류의 프로그램을 사용하는 이유는 바로 검색 때문이라고 할 수 있다. 내 컴퓨터에 저장된 파일의 용량과 갯수가 머리로 관리할 수 있는 정도를 한참 벗어나 있기 때문에, 모든 파일에 대해 쉽게 검색하고 찾을 수 있도록 하는 것이 중요한 가치를 지닌다. 데스크톱 검색이 유행하고 있는 것이 바로 그런 이유에서이다.

데스크톱 검색이 아무리 뛰어나다고 하더라도, 일부 형식의 파일을 기계적으로 파싱해서 정보를 가지고 있는 것과, 사용자가 직접 넣은 정보를 토대로 관리하는 것에는 근본적인 질적 차이가 존재한다. 어쨌든 사용자가 자신에게 가장 맞는 정보를 입력하고 그것을 이용해 검색하는 것이 가장 유용한 검색일 수 밖에 없기 때문이다. Spotlight, 그리고 구글 데스크톱 검색이 모두 유용한 검색법이지만 잘 정리된 EagleFiler 라이브러리에 비할 바는 아니다.

추가적으로, DevonThink의 경우에는 인공지능을 이용해서 자료 간의 관계를 찾아주는 기능이 있고, 이것이 많은 사람들에게 매력적으로 다가가는 것 같다. 다만, 이런 부분은 방대한 데이터가 축적된 상황에서야 힘을 발휘하는 것이니만큼 당장 효과를 볼 수 있는 부분은 아닐 것이다. EagleFiler는 그런 인공지능을 가지고 있지는 않지만 가격이 저렴한 편이고 인터페이스가 직관적이라는 장점을 가지고 있다. 또한, 개발자가 매우 빠르게 지원을 제공한다는 장점도 있다. 처음 EagleFiler를 사용할 때, 한글 상위에서 F1 키가 제대로 작동하지 않는 것으로 보이는 에러가 있었는데, 제작자에게 이메일을 보냈더니 바로 답장이 왔다. 몇 번의 테스트를 통해, 그것이 한글 상위에서만 발생하는 일이라는 사실을 알게 되었고, 지금은 영문 상위에서 아무런 문제 없이 사용하고 있다. 어떤 경우에는 EagleFiler가 여러 개의 라이브러리를 만들어 사용할 수 있다는 점이 장점이 될 수도 있을텐데, 나로서는 그냥 한 개의 라이브러리만을 사용하고 있는터라, 이것이 어떤 경우에 장점이 될 수 있을지는 잘 모르겠다.

또하나의 장점은, 이 프로그램이 이메일 저장 프로그램으로 활용될 수 있다는 점이다. 사실, 적절한 이메일 백업 프로그램을 찾고 있었지만, 적당한 것을 찾을 수 없었는데, 이 프로그램은 나름대로 이런 역할도 할 수 있다는 점에서 Yojimbo와의 차별성을 찾을 수 있었다. 또한 MailTags를 사용한다면 (이걸 구매해야 하는지 고민하고 있다) 여기에서 넣은 모든 태그들을 잘 보존해 주기 때문에 나름대로 꽤 의미가 있는 것 같다. 다만, 이메일 저장 형식은 mbox 이기 때문에 개별 메일을 가져오는 경우에는 나름대로의 방식으로 합쳐야 한다는 단점이 있기도 하다. 물론 저장이라는 측면에서는 표준적인 mbox 형식을 사용하는 것이 여러 가지 장점이 있는 것도 사실이다.

결론적으로, EagleFilerDevonThink의 강력한 기능은 필요하지 않으면서 유용한 자료 관리 툴이 필요한 경우에 요긴하게 사용할 수 있는 재주많은 프로그램이다. 별 다섯개 만점에 네개 반을 주고 싶다. (반개가 모자란 이유는 스마트 폴더를 지원하지 않기 때문이다. 스마트 폴더를 지원하는 순간 별 다섯개를 줄 것이다)

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Inbox Zero

이메일 파산?이라는 글에서 언급한 바 있는 Inbox Zero 비디오를 봤다. 발표만 따지면 30분 정도의 길지 않은 세미나였고 내용도 어려운 것이 없었다. (그렇지만, 역시 영어공부를 좀 해야겠다는 생각이 들게 만들었다.)

시간은 공짜가 아니라는거. 그래서 이메일을 관리하는 일 역시 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 얻을 수 있어야 한다는 말에 공감한다. 그래서 메일함에 들어있는 메시지들에 대한 기본적인 원칙이 세워져 있는 것이 좋을거라는 사실에도 동의할 수 있다.

Merlin Mann은 메일 메시지에 대해 할 수 있는 일을 다섯 가지 action으로 정의한다. 그것은 삭제(저장), 위임, 답장, 연기, 실행이다. (이 중에서 처음 네 개는 이해할 수 있는데, 마지막 실행의 경우에는 메일에 대한 action이라기보다는 메일을 통해 동기 부여가 되어 다른 일을 하는 것을 의미하기 때문에, 의미의 계층상 조금 다른 이야기가 되는 것 같다. 어쨌든 이 네 가지의 action을 잘 분석해 보면 나만의 일인지 다른 사람에게 전해주어야 하는 일인지의 구별, 그리고 급한 일인지 아닌지의 구별 정도만으로도 모든 종류의 메일을 분류할 수 있다는 것을 알 수 있다.)

실제로, 올해 4월부터 쌓여있는 약 7천여개의 메일에 대해 이 action들을 적용해본 결과 Inbox를 비우는데 단 30분도 걸리지 않았다. 대부분의 메일은 혹시 필요할지도 모른다는 생각에 저장해 두고 있는 것들이었고, 시간이 지나서 검색을 해서 다시 봐야 하는 메일은 대부분 이미 답장을 하고 꽤 많은 글타래가 생긴 것들이었다. 여기에서 자주 보게 될 것 같다고 생각하는 것들은 차라리 다른 소프트웨어, 예컨대 EagleFiler나 Yojimbo, Devonthink 같은 것으로 옮겨두는 것이 차라리 나을 것 같다. 이런 소프트웨어들의 특징은 다양한 태그를 이용해서 정보의 연관성을 쉽게 파악할 수 있도록 도와준다는 점이다. 어떤 이메일 소프트웨어도 이런 식으로 다양한 의미 체계의 연관성을 분석할 수 있도록 되어 있지는 않은 것 같기 때문에 분명 이메일 프로그램만으로는 좀 모자란 감이 있다.

이런 식으로 이메일을 관리하는 것의 장점은 분명 시간을 절약할 수 있다는 것에 있다. Merlin Mann이 이메일 소프트웨어를 항상 실행해 두는 것보다 한시간에 한 번씩만 메일을 확인하는 것을 이야기하는 이유다. 쓸데없이 메시지들을 보면서 빈둥대는 것처럼 시간을 허비하는 일은 없다. 분명 빠른 답장을 요구하는 일들도 있을 것이다. 그러나, 누구도 토요일 저녁에 메일을 보내서는 바로 답장 받기를 기대할 수 없는 것처럼, 내가 바쁘게 일하고 있는 중이라면 빠르게 답장할 수 없다는 사실을 이해해 주어야 한다. 사람의 집중력에는 분명 한계가 있기 때문에, 아무리 중요한 메일이라고 해도 내가 지금 하고 있는 일로부터 집중력을 빼앗아간다면 분명 그건 내게 해가 되는 일이다.

사실 Inbox Zero라는 것은 삶의 모든 일에 적용할 수 있는 원리에 기반을 두고 있다. 말하자면 GTD를 메일 부분에 적용했다고 볼 수 있는 것이다. 어쨌든 내 삶이 소중하고 내 시간이 소중하다고 생각한다면, 이메일을 주요한 업무의 수단으로 사용하고 있다면, 반드시 Inbox Zero를 실천해야 할 것이다.

이메일 파산?

처음 이메일을 사용하기 시작한 1997년 이후로 몇 번의 이메일 관련 변화가 있었다. 개인적으로 받아오던 이메일들을 MS 오피스 아웃룩의 pst 파일로 저장해 두었다가 복구하지 못하는 사고가 있었던 이후로는 두 군데에 메일을 저장하고 있다. 모두 POP3 계정만을 사용하고 있기 때문에 별로 어려운 일은 아니다. 일단 연구소 개인 컴퓨터에서는 Thunerbird를 이용하고 있고, 노트북에서는 애플 메일을 쓰고 있다.

두 프로그램은 모두 가장 훌륭한 이메일 프로그램에 속하기 때문에 기능적인 면 뿐만 아니라 어떤 측면에서도 별 불편함이 없다. 다만 Thunderbird에서는 Inbox를 계정마다 따로 만들어둔 덕분에 전체 메시지에서 특정 메일을 찾으려면 여러번 검색을 해야 하는 불편함이 있다 (물론 이런 불편함은 구글 데스크탑 검색을 사용하면 해결할 수 있다). 이에 비해 애플 메일에서는 모든 계정을 하나의 Inbox에 받고 대신 여러 개의 스마트 폴더를 사용해서 관리할 수 있다. 선더버드에서는 규칙을 정해서 메일의 물리적인 위치가 움직이지만 애플 메일에서는 물리적인 위치의 변화 없이 정리된다는 점이 다른 점이다.

그런데, Markdown을 만들기도 한 John Gruber의 블로그에서 Rethinking Email이라는 기사를 보게 되었다. 이 기사는 (어쩌면 인터넷 관련 서비스 중에서 가장 일상적이고 간단한) 이메일에 대해 다시 한 번 생각해보는 기회를 갖게 해 주었다.

우선 이메일과 관련해서 일어나고 있는 가장 큰 변화 중의 하나는 그 절대적인 양이 크게 늘어나고 있다는 것이다. 우리는 거의 이메일의 홍수 속에서 살고 있다고 해도 과언이 아니다. 나도 하루에 약 50여개 이상의 메일을 받고 있고, 이 중에서 자세히 읽고 답장을 하는 것은 보통 10여개, 나머지 중 절반 정도는 나중에 읽을 가치가 있다는 생각이 들지만 그 이외의 메일은 거의 단 한 번도 보지 않는다. 그래서 그런지 국내에서 보내주는 여러 가지 메일들은 메일 자체에는 특별한 정보가 없이 눈을 끄는 커다란 그림으로만 구성되어 있는 경우가 대부분이다.

스팸을 제외하고 한 달에 1000개가 넘게 쌓이는 이메일, 이 이메일들을 잘 관리하는 것이 참으로 중요한 일이라고 본다면, 이런 이메일들을 단지 메일 프로그램만을 믿고 넣어두는 것이 바람직한 것인지에 대한 생각을 하게 된다. 나 역시 백업했던 pst 파일을 날려본 경험이 있는터라 언제든 이메일은 없어질 수도 있다는 것을 이해하고 있다.

그렇다면 방법은 무엇일까?

우선, 구글의 지메일은 이에 대해 아주 현명한 해결책 하나를 제시하고 있다. 그것은 큰 저장공간, 호스팅 서버에 저장이라는 두 가지로 요약된다. 용량 문제로 압박을 받지 않고, 안전한 서버에 보관되며 잘 검색할 수 있다면 문제될게 없다는 뜻. 게다가 지메일에서는 보관(Archive)이라는 메뉴를 만들어두었기 때문에 굳이 메일을 읽지 않고도 눈에서 사라지게 할 수 있다. 만약 필요한 내용이 있다면 언젠가 검색을 통해서 꺼내보게 될 수도 있겠지만, 대부분의 경우에는 한 번도 읽지 않은채로 영원히 보관만 되어 있을 것이다.

두번째는 현명한 백업이다. 이메일은 매우 간단한 프로토콜에 의해 운영되지만, 그 파일 형식 등은 생각보다 꽤 복잡한 상황이다. 주요한 메일 프로그램들끼리 데이터가 호환되는 경우는 거의 없으며, 호환이 된다고 해도 개별 메시지를 저장하고 불러올 수 있을 뿐이므로 수천개의 메일을 다루어야 하는 경우라면 결코 쉬운 일이 아니다. 사실 메일 백업 자체는 그렇게 어려운 일이 아니다. 맥에서라면 MailStewrad라던가 EagleFiler, 혹은 DevonThink를 이용할 수도 있다. 다만, 어떤 백업 프로그램이든 자체적인 검색 기능까지 가지고 있다면 (혹은 구글 데스크탑 검색이나 Spotlight와 연동이 된다면) 더할나위 없이 편할 것이다. (앞서 언급한 세 가지 프로그램은 모두 훌륭한 검색 기능을 가지고 있다.)

세번째는 Inbox Zero라는 방식이다. 말하자면, 모든 메일들을 정해진 규칙을 통해 다른 폴더로 이동시키고 Inbox에는 쌓아두지 않는 것이 좋다는 뜻이다. 받은지 하루가 지난 메일은 Archive라는 폴더로 옮기는 정도의 필터는 어느 메일 프로그램에서도 쉽게 만들어서 쓸 수 있을 것이다. 이렇게 해 두면, Inbox에 생기는 문제로 인해 메일을 날리는 사건은 겪지 않을 수 있을 것이다. (Inbox는 가장 빈번하게 업데이트되므로 문제가 생길 가능성도 가장 높을 수 밖에 없다) 사실 모든 메일이 중요한 것은 아니고, 모든 메일이 답장할 가치가 있는 것은 아니다. 그러므로 모든 메일을 Inbox에 넣어두고 있는 것 보다는 일단 모든 메일을 다른 폴더에 옮겨두고 정말 중요한 것만 처리하는 것이 맞을 것이다. 강력한 검색 기능은 폴더의 구별을 간단하게 극복할 수 있으니까.

잘 생각해 보니 이 방식은 GTD와도 큰 연관성이 있어보인다. 결국, 모든 메일을 보자마자 당장 처리해야 하는 것, 천천히 봐도 되는 것, 안봐도 상관 없는 것 정도로 구분해서 따로 넣어두는 것이다. 이걸 시스템적으로 잘 할 수도 있겠지만 그냥 모든 메일을 다른 폴더로 옮기는 것만으로도 상당부분 이런 의미를 실현할 수 있는 것으로 보인다.

이런 방법들을 잘 실행하게 된다면 이메일 파산을 면할 수 있지 않을까?