시간은 공짜가 아니라는거. 그래서 이메일을 관리하는 일 역시 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 얻을 수 있어야 한다는 말에 공감한다. 그래서 메일함에 들어있는 메시지들에 대한 기본적인 원칙이 세워져 있는 것이 좋을거라는 사실에도 동의할 수 있다.

Merlin Mann은 메일 메시지에 대해 할 수 있는 일을 다섯 가지 action으로 정의한다. 그것은 삭제(저장), 위임, 답장, 연기, 실행이다. (이 중에서 처음 네 개는 이해할 수 있는데, 마지막 실행의 경우에는 메일에 대한 action이라기보다는 메일을 통해 동기 부여가 되어 다른 일을 하는 것을 의미하기 때문에, 의미의 계층상 조금 다른 이야기가 되는 것 같다. 어쨌든 이 네 가지의 action을 잘 분석해 보면 나만의 일인지 다른 사람에게 전해주어야 하는 일인지의 구별, 그리고 급한 일인지 아닌지의 구별 정도만으로도 모든 종류의 메일을 분류할 수 있다는 것을 알 수 있다.)

실제로, 올해 4월부터 쌓여있는 약 7천여개의 메일에 대해 이 action들을 적용해본 결과 Inbox를 비우는데 단 30분도 걸리지 않았다. 대부분의 메일은 혹시 필요할지도 모른다는 생각에 저장해 두고 있는 것들이었고, 시간이 지나서 검색을 해서 다시 봐야 하는 메일은 대부분 이미 답장을 하고 꽤 많은 글타래가 생긴 것들이었다. 여기에서 자주 보게 될 것 같다고 생각하는 것들은 차라리 다른 소프트웨어, 예컨대 EagleFiler나 Yojimbo, Devonthink 같은 것으로 옮겨두는 것이 차라리 나을 것 같다. 이런 소프트웨어들의 특징은 다양한 태그를 이용해서 정보의 연관성을 쉽게 파악할 수 있도록 도와준다는 점이다. 어떤 이메일 소프트웨어도 이런 식으로 다양한 의미 체계의 연관성을 분석할 수 있도록 되어 있지는 않은 것 같기 때문에 분명 이메일 프로그램만으로는 좀 모자란 감이 있다.

이런 식으로 이메일을 관리하는 것의 장점은 분명 시간을 절약할 수 있다는 것에 있다. Merlin Mann이 이메일 소프트웨어를 항상 실행해 두는 것보다 한시간에 한 번씩만 메일을 확인하는 것을 이야기하는 이유다. 쓸데없이 메시지들을 보면서 빈둥대는 것처럼 시간을 허비하는 일은 없다. 분명 빠른 답장을 요구하는 일들도 있을 것이다. 그러나, 누구도 토요일 저녁에 메일을 보내서는 바로 답장 받기를 기대할 수 없는 것처럼, 내가 바쁘게 일하고 있는 중이라면 빠르게 답장할 수 없다는 사실을 이해해 주어야 한다. 사람의 집중력에는 분명 한계가 있기 때문에, 아무리 중요한 메일이라고 해도 내가 지금 하고 있는 일로부터 집중력을 빼앗아간다면 분명 그건 내게 해가 되는 일이다.

사실 Inbox Zero라는 것은 삶의 모든 일에 적용할 수 있는 원리에 기반을 두고 있다. 말하자면 GTD를 메일 부분에 적용했다고 볼 수 있는 것이다. 어쨌든 내 삶이 소중하고 내 시간이 소중하다고 생각한다면, 이메일을 주요한 업무의 수단으로 사용하고 있다면, 반드시 Inbox Zero를 실천해야 할 것이다.

두 프로그램은 모두 가장 훌륭한 이메일 프로그램에 속하기 때문에 기능적인 면 뿐만 아니라 어떤 측면에서도 별 불편함이 없다. 다만 Thunderbird에서는 Inbox를 계정마다 따로 만들어둔 덕분에 전체 메시지에서 특정 메일을 찾으려면 여러번 검색을 해야 하는 불편함이 있다 (물론 이런 불편함은 구글 데스크탑 검색을 사용하면 해결할 수 있다). 이에 비해 애플 메일에서는 모든 계정을 하나의 Inbox에 받고 대신 여러 개의 스마트 폴더를 사용해서 관리할 수 있다. 선더버드에서는 규칙을 정해서 메일의 물리적인 위치가 움직이지만 애플 메일에서는 물리적인 위치의 변화 없이 정리된다는 점이 다른 점이다.

그런데, Markdown을 만들기도 한 John Gruber의 블로그에서 Rethinking Email이라는 기사를 보게 되었다. 이 기사는 (어쩌면 인터넷 관련 서비스 중에서 가장 일상적이고 간단한) 이메일에 대해 다시 한 번 생각해보는 기회를 갖게 해 주었다.

우선 이메일과 관련해서 일어나고 있는 가장 큰 변화 중의 하나는 그 절대적인 양이 크게 늘어나고 있다는 것이다. 우리는 거의 이메일의 홍수 속에서 살고 있다고 해도 과언이 아니다. 나도 하루에 약 50여개 이상의 메일을 받고 있고, 이 중에서 자세히 읽고 답장을 하는 것은 보통 10여개, 나머지 중 절반 정도는 나중에 읽을 가치가 있다는 생각이 들지만 그 이외의 메일은 거의 단 한 번도 보지 않는다. 그래서 그런지 국내에서 보내주는 여러 가지 메일들은 메일 자체에는 특별한 정보가 없이 눈을 끄는 커다란 그림으로만 구성되어 있는 경우가 대부분이다.

스팸을 제외하고 한 달에 1000개가 넘게 쌓이는 이메일, 이 이메일들을 잘 관리하는 것이 참으로 중요한 일이라고 본다면, 이런 이메일들을 단지 메일 프로그램만을 믿고 넣어두는 것이 바람직한 것인지에 대한 생각을 하게 된다. 나 역시 백업했던 pst 파일을 날려본 경험이 있는터라 언제든 이메일은 없어질 수도 있다는 것을 이해하고 있다.

그렇다면 방법은 무엇일까?

우선, 구글의 지메일은 이에 대해 아주 현명한 해결책 하나를 제시하고 있다. 그것은 큰 저장공간, 호스팅 서버에 저장이라는 두 가지로 요약된다. 용량 문제로 압박을 받지 않고, 안전한 서버에 보관되며 잘 검색할 수 있다면 문제될게 없다는 뜻. 게다가 지메일에서는 보관(Archive)이라는 메뉴를 만들어두었기 때문에 굳이 메일을 읽지 않고도 눈에서 사라지게 할 수 있다. 만약 필요한 내용이 있다면 언젠가 검색을 통해서 꺼내보게 될 수도 있겠지만, 대부분의 경우에는 한 번도 읽지 않은채로 영원히 보관만 되어 있을 것이다.

두번째는 현명한 백업이다. 이메일은 매우 간단한 프로토콜에 의해 운영되지만, 그 파일 형식 등은 생각보다 꽤 복잡한 상황이다. 주요한 메일 프로그램들끼리 데이터가 호환되는 경우는 거의 없으며, 호환이 된다고 해도 개별 메시지를 저장하고 불러올 수 있을 뿐이므로 수천개의 메일을 다루어야 하는 경우라면 결코 쉬운 일이 아니다. 사실 메일 백업 자체는 그렇게 어려운 일이 아니다. 맥에서라면 MailStewrad라던가 EagleFiler, 혹은 DevonThink를 이용할 수도 있다. 다만, 어떤 백업 프로그램이든 자체적인 검색 기능까지 가지고 있다면 (혹은 구글 데스크탑 검색이나 Spotlight와 연동이 된다면) 더할나위 없이 편할 것이다. (앞서 언급한 세 가지 프로그램은 모두 훌륭한 검색 기능을 가지고 있다.)

세번째는 Inbox Zero라는 방식이다. 말하자면, 모든 메일들을 정해진 규칙을 통해 다른 폴더로 이동시키고 Inbox에는 쌓아두지 않는 것이 좋다는 뜻이다. 받은지 하루가 지난 메일은 Archive라는 폴더로 옮기는 정도의 필터는 어느 메일 프로그램에서도 쉽게 만들어서 쓸 수 있을 것이다. 이렇게 해 두면, Inbox에 생기는 문제로 인해 메일을 날리는 사건은 겪지 않을 수 있을 것이다. (Inbox는 가장 빈번하게 업데이트되므로 문제가 생길 가능성도 가장 높을 수 밖에 없다) 사실 모든 메일이 중요한 것은 아니고, 모든 메일이 답장할 가치가 있는 것은 아니다. 그러므로 모든 메일을 Inbox에 넣어두고 있는 것 보다는 일단 모든 메일을 다른 폴더에 옮겨두고 정말 중요한 것만 처리하는 것이 맞을 것이다. 강력한 검색 기능은 폴더의 구별을 간단하게 극복할 수 있으니까.

잘 생각해 보니 이 방식은 GTD와도 큰 연관성이 있어보인다. 결국, 모든 메일을 보자마자 당장 처리해야 하는 것, 천천히 봐도 되는 것, 안봐도 상관 없는 것 정도로 구분해서 따로 넣어두는 것이다. 이걸 시스템적으로 잘 할 수도 있겠지만 그냥 모든 메일을 다른 폴더로 옮기는 것만으로도 상당부분 이런 의미를 실현할 수 있는 것으로 보인다.

이런 방법들을 잘 실행하게 된다면 이메일 파산을 면할 수 있지 않을까?